所謂動態(tài)盤點(diǎn)法，就是入庫的時(shí)候就盤點(diǎn)。循環(huán)盤點(diǎn)是指在每天或每周盤點(diǎn)一部分商品，一個(gè)循環(huán)周期將每種商品至少清點(diǎn)一次的方法。循環(huán)盤點(diǎn)通常對價(jià)值高或重要的商品檢查的次數(shù)多，而且監(jiān)督也嚴(yán)密一些，而對價(jià)值低或不太重要的商品盤點(diǎn)的次數(shù)可以盡量少。循環(huán)盤點(diǎn)一次只對少量商品盤點(diǎn)，所以通常只需保管人員自行對照庫存數(shù)據(jù)進(jìn)行點(diǎn)數(shù)檢查，發(fā)現(xiàn)問題按盤點(diǎn)程序進(jìn)行復(fù)核，并查明原因，然后調(diào)整。也可以采用專門的循環(huán)盤點(diǎn)單登記盤點(diǎn)情況。哪些物品要重點(diǎn)盤？例如，進(jìn)出頻率很高的，易損易耗的都需要盤點(diǎn)，這樣可以防止出現(xiàn)偏差。一般倉庫都要定期盤點(diǎn)，每周盤點(diǎn)理論上可以將庫存做到最精確，然而考慮到人力成本太高，大部分企業(yè)采取每個(gè)月盤點(diǎn)的方式，也有每個(gè)季度盤點(diǎn)的，當(dāng)然，不管倉庫管理如何，每一年至少盤一次。①在倉庫運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，貨品不斷地進(jìn)出倉，由于日久可能會發(fā)生一些差額或小錯(cuò)誤，盤點(diǎn)可以及時(shí)確定備貨的現(xiàn)存數(shù)據(jù)，糾正賬物不符的現(xiàn)象，避免因帳面的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤而影響正常生產(chǎn)和銷售。②為檢討備貨管理的績效，進(jìn)而從中加以改進(jìn)。倉庫是否存有滯銷貨品、存貨周轉(zhuǎn)率情況如何，過季產(chǎn)品如何處理等等，經(jīng)過盤點(diǎn)可以清清楚楚并加以改善。企業(yè)的損益與貨品庫存的密切的關(guān)系，對于易損易耗物品，庫存是否正確直接關(guān)系到存量與單價(jià)的正確性。對于季節(jié)性較強(qiáng)的貨品，每個(gè)季度盤點(diǎn)可以得到準(zhǔn)確的庫存數(shù)從而考慮如何處理，以求得到正確的損益。采購部門因工作的疏忽漏下訂單，通過盤點(diǎn)，可以加以補(bǔ)救。沒有將盤點(diǎn)任務(wù)做合理明確的安排，導(dǎo)致有的區(qū)域盤點(diǎn)完成，有的區(qū)域還沒開始盤點(diǎn)，或者有的區(qū)域沒有安排人盤點(diǎn)。盤點(diǎn)人員態(tài)度敷衍，沒有認(rèn)真盤點(diǎn)或者因?yàn)榻?jīng)驗(yàn)不足盤點(diǎn)遺漏。盤點(diǎn)時(shí)期有貨物進(jìn)出倉庫卻沒有正確處理，導(dǎo)致盤點(diǎn)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。
對于沒有使用WMS倉儲管理系統(tǒng)的企業(yè)尤其突出，盤點(diǎn)庫存時(shí)，紙質(zhì)單據(jù)丟失導(dǎo)致全部數(shù)據(jù)不清楚。一般來講，使用WMS倉庫管理系統(tǒng)的倉庫，因?yàn)橄到y(tǒng)自動盤點(diǎn)庫存的功能，每天都會對倉庫存貨賬面數(shù)目盤點(diǎn)，讓倉庫的貨物有一個(gè)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)可以反饋給店鋪后臺，能及時(shí)對比兩邊數(shù)據(jù)，避免店鋪超賣或者積壓商品。如此一來對于大多數(shù)賣家來說，一個(gè)季度盤點(diǎn)一次就能將倉庫管理的很好，節(jié)省了許多盤點(diǎn)的時(shí)間。盤點(diǎn)很辛苦，盤點(diǎn)后更辛苦！盤點(diǎn)工作是現(xiàn)代化倉庫管理所必須的一道環(huán)節(jié)。基于盤點(diǎn)，管理人員能夠及時(shí)準(zhǔn)確的掌握倉庫內(nèi)貨物庫存的真實(shí)情況，同時(shí)盤點(diǎn)也是對于日常倉庫作業(yè)流程是否規(guī)范的重要檢測方式。一般在盤點(diǎn)過后，正常情況下都會出現(xiàn)一定的差異。
對于差異的數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)如何處理并合理化的解決是擺在每一位倉庫管理人員面前的問題。很多時(shí)候，盤點(diǎn)如果出現(xiàn)盤盈沒事，如果是盤虧就要處理，有些庫管人員將盤盈結(jié)果向客戶隱瞞，甚至將盤盈物品留作私用。上述的做法經(jīng)常性的會出現(xiàn)在一些倉庫管理的過程中，發(fā)生這類現(xiàn)象的根源在管理者對于盤點(diǎn)差異化數(shù)據(jù)缺乏后續(xù)的解決方案，因此才導(dǎo)致了這樣或那樣的問題。盤點(diǎn)后的數(shù)據(jù)與之前記錄庫存情況的差異主要為三個(gè)方面：數(shù)量差異、一種是存放位置差異、第三種是存貨質(zhì)量差異。產(chǎn)生盤虧的原因是多方面的，主要有出庫未記賬的、破損未記賬的、散裝貨計(jì)數(shù)誤差(小數(shù)點(diǎn)誤差)造成的、出庫拿錯(cuò)貨造成的等。出現(xiàn)盤虧情況，如果不做及時(shí)的處理，很容易影響正常出庫業(yè)務(wù)。貨主企業(yè)很有可能按照賬面庫存最大數(shù)來發(fā)布出庫指令，但這時(shí)候?qū)嶋H庫存不足，會影響發(fā)貨效率，甚至產(chǎn)生業(yè)務(wù)糾紛。1、 出庫未記賬造成的盤虧：主要包括正常出庫未記賬以及退回給供應(yīng)商未記賬等。如果是正常出庫超發(fā)了，則要找到原始出庫單，修改出庫單的出庫數(shù)量(增加賬面上的出庫數(shù)量)；如果是忘記做出庫登記了，則要及時(shí)補(bǔ)填出庫單據(jù)；如果是退貨出庫(返還給貨主單位)沒有做登記，則要及時(shí)找到退貨依據(jù)，及時(shí)補(bǔ)登退貨出庫記錄，同時(shí)要求貨主單位做好退貨接收的補(bǔ)登手續(xù)，以保證雙方賬目上的一致。2 、破損處理未記賬造成的盤虧：主要是日常管理中發(fā)現(xiàn)的貨品質(zhì)量問題，做了實(shí)物處理，但未及時(shí)做賬務(wù)處理，導(dǎo)致實(shí)際數(shù)與賬面數(shù)不符。因?yàn)樽冑|(zhì)、損毀等原因造成貨品的直接廢棄，但沒有做損毀品的出庫賬務(wù)處理：這時(shí)賬務(wù)上(WMS)要及時(shí)做“減庫”操作；因?yàn)榱軡?、破損等原因?qū)е挛锲繁幌录芨綦x：這時(shí)候要及時(shí)在WMS賬務(wù)上做隔離標(biāo)記。一種做法是直接將破損物品在原貨位上凍結(jié);另一種做法是將破損物品移動到次品區(qū)，同時(shí)在WMS賬務(wù)上做次品移動記錄。3、 散裝貨計(jì)數(shù)誤差造成的盤虧：由于小數(shù)點(diǎn)誤差造成的數(shù)量差異，一方面可以通過在合同上約定允許的誤差范圍;另一方面，通過增加虛擬入庫(哪怕這個(gè)入庫數(shù)量只有零點(diǎn)零幾的內(nèi)容)來平衡這點(diǎn)誤差。4、 出庫拿錯(cuò)導(dǎo)致的盤虧：由于揀貨人員不熟練不小心(也有可能是揀貨指令不清晰、貨位設(shè)置不清晰、貨品外包裝容易混淆等原因)，把B商品當(dāng)成A商品出庫了。造成的結(jié)果是B商品出現(xiàn)盤虧，而A商品出現(xiàn)盤盈。由于發(fā)錯(cuò)貨造成的換貨處理，要及時(shí)找到A商品的出庫記錄，找出是哪一單拿錯(cuò)了貨，然后做換貨處理。換貨操作是在賬外處理的，因?yàn)閾Q貨操作產(chǎn)生的費(fèi)用，也應(yīng)該在賬外處理。出現(xiàn)盤盈的情況有很多，其處理辦法也不盡相同。1 、出庫時(shí)貨品少發(fā)造成的盤盈：這時(shí)候要及時(shí)追查上一次盤點(diǎn)與本次盤點(diǎn)之間該物品的出庫記錄，和收貨人及時(shí)聯(lián)系，找到是哪一筆出庫單少發(fā)了，并商量解決辦法。大多數(shù)情況下，收貨人收到的貨物有缺失，一般都會及時(shí)聯(lián)系倉庫或者貨主單位。2 、入庫時(shí)多收了貨造成的盤盈：多收了貨而沒有記錄入賬，導(dǎo)致實(shí)物庫存比賬面庫存多，多出的部分我們一般叫賬外庫存。賬外庫存有可能是貨主企業(yè)有記錄，而倉庫忘了記錄;也有可能貨主企業(yè)自身也忘了記錄。如果是貨主單位知道多發(fā)的情況，可以修改當(dāng)時(shí)入庫單，增加入庫數(shù)量；貨主單位也沒有記錄的情況(真的沒有記錄么，不會有什么貓膩么，我們題外討論)，這時(shí)候就是真正的盤盈了。真正盤盈的內(nèi)容，要做盤盈入庫，并且通報(bào)貨主企業(yè)。3 、客戶退貨記錄未填造成的盤盈：客戶退貨正常的流程應(yīng)該是客戶先通知貨主企業(yè)退貨，貨主企業(yè)再通知倉庫負(fù)責(zé)接收。但實(shí)際操作中往往是相反的，是倉庫先收到貨，而貨主企業(yè)并不知情;這時(shí)候就要及時(shí)和貨主企業(yè)溝通，及時(shí)做退貨登記。存放位置差異一般是因?yàn)闆]按照揀貨規(guī)則來揀貨造成的。在正規(guī)的WMS中，系統(tǒng)都會按照揀貨規(guī)則(一般是先進(jìn)先出規(guī)則)來指定每個(gè)商品的揀貨位置。但實(shí)際情況是，搬運(yùn)工為了圖省事，直接搬離門口近的貨，或者待揀貨的物品被壓在幾層托盤底部，不愿挪動，直接取最外層的。如果是偶然的搬錯(cuò)，短期內(nèi)發(fā)現(xiàn)的話，可以修改搬運(yùn)指令，把原來指定的貨位調(diào)整為實(shí)際發(fā)生的貨位；如果是經(jīng)過較長時(shí)間，連原來指定貨位的內(nèi)容也發(fā)生了變動，這時(shí)候已經(jīng)沒法直接恢復(fù)了。只能通過庫存調(diào)整的辦法，這里的庫存調(diào)整，不是調(diào)整數(shù)量，而是調(diào)整現(xiàn)有貨品的存放位置以及實(shí)際的生產(chǎn)日期批次號等內(nèi)容。一般出現(xiàn)存貨質(zhì)量差異都是賬面庫存是完好的，實(shí)際庫存是有破損的或者過期的;基本上是與日常管理失控相關(guān)，如沒定期巡檢倉庫，導(dǎo)致未及時(shí)發(fā)現(xiàn)破損貨品，或者雖然發(fā)現(xiàn)了，未及時(shí)做賬務(wù)處理;未按照先進(jìn)先出做出庫揀貨，導(dǎo)致早期貨物長期積壓最終過保質(zhì)期等。如果是出現(xiàn)破損差異，需及時(shí)申報(bào)破損內(nèi)容，并做賬務(wù)處理(次品處理或凍結(jié))，同時(shí)加強(qiáng)倉庫巡檢，早發(fā)現(xiàn)早匯報(bào)早處理；如果是出現(xiàn)過保質(zhì)期，則要加強(qiáng)先進(jìn)先出揀貨原則的監(jiān)督落實(shí)，制定保質(zhì)期報(bào)警策略。
